Действующее законодательство допускает возможность составления первичных учетных документов как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Процесс обмена электронными первичными документами не регламентирован законодательством (за исключением налоговых правоотношений) и возможен напрямую между сторонами гражданско-правовых отношений.

Стороны договора вправе использовать при обмене любые произвольные первичные документы, в том числе и в электронном виде.

В то же время п. 2 ст. 93 НК РФ установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Если такие документы составлены в электронной форме, но не по установленным ФНС России форматам, то они распечатываются на бумажном носителе и в виде заверенных проверяемым лицом копий представляются в налоговый орган (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190).

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном форме, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

• товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (рекомендованы приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, действовал до 01.07.2017);
• о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, действует с 09.01.2016);
• о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, действует с 09.01.2016).

Кроме того, в целях дальнейшего расширения документов, возможных к представлению в xml-формате, и развития линейки универсальных документов ФНС России утвердила:

• формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, в электронной форме (приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, действует с 07.05.2016 по 31.12.2019), который является, по сути, форматом универсального передаточного документа (УПД);
• формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме (приказ ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, действует с 31.05.2016), который является, по сути, форматом универсального корректировочного документа (УКД);
• формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, далее - Приказ № 820, действует с 02.02.2019).

Несмотря на то, что приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ были утверждены форматы cчетов-фактур с расширенными показателями, эти форматы также могут использоваться в качестве форматов только первичных учетных документов.

О том, что нужно сделать, чтобы начать обмен электронными документами см. здесь.

 

Статьи-рекомендации:

• Какими первичными документами оформляется изменение стоимости реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав)?
• В каком отчетном периоде отражается операция, если первичный документ составлен продавцом в конце одного периода, а получен покупателем в начале следующего?